경영검토 이해와 경영검토보고서 작성 가이드

ISO 인증의 핵심: 경영검토 완벽 이해와 실무 보고서 작성 가이드

 

 

ISO 경영시스템 인증을 준비하거나 유지하고 계신가요? 그렇다면 '경영검토(Management Review)'라는 단어를 수없이 들으셨을 겁니다. 어떤 분들은 단순한 연례 행사처럼 여기기도 하고, 어떤 분들은 준비할 게 너무 많아 막막해하기도 하죠.

하지만 경영검토는 ISO 경영시스템의 핵심이자, 기업이 지속적으로 발전하기 위한 필수 과정입니다. 제대로만 한다면 단순한 인증 유지를 넘어, 회사의 효율성을 높이고 리스크를 줄이며 새로운 기회를 발견하는 강력한 도구가 될 수 있습니다.

오늘은 경영검토가 왜 중요하고, 어떤 내용을 다루며, 특히 심사에서 좋은 평가를 받는 경영검토보고서는 어떻게 작성해야 하는지 실무적인 관점에서 자세히 알려드리겠습니다. 이 글을 통해 여러분 회사의 경영검토 수준을 한 단계 높일 수 있습니다.

경영검토, 왜 그렇게 중요할까?
ISO 경영시스템(품질, 환경, 안전보건, 에너지 등)은 한 번 구축하고 끝나는 것이 아니라, 지속적으로 운영하고 개선해 나가야 합니다. 경영검토는 최고 경영자가 직접 경영시스템의 '적합성, 적절성, 효과성'을 주기적으로 평가하고, 필요한 의사결정을 내리는 공식적인 과정입니다.

쉽게 말해, 회사의 경영시스템이 우리가 목표한 대로 잘 작동하고 있는지, 우리 회사의 상황이나 외부 변화에 맞춰 여전히 유효하고 적절한지, 그리고 실제로 성과를 내고 있는지 최고 책임자가 직접 확인하고 점검하는 시간입니다.

ISO 9001 표준 9.3항에서도 경영검토의 중요성을 강조하며, 최소한 1년에 한 번 이상 실시하도록 요구하고 있습니다. 이는 단순한 형식적 절차가 아니라, 경영진이 시스템 개선에 직접 참여하도록 유도하는 핵심 요구사항입니다.

경영검토는 무엇을 다루어야 할까? (경영검토 입력사항)
효과적인 경영검토를 위해서는 회사의 경영시스템과 관련된 다양한 정보들을 검토해야 합니다. ISO 표준은 경영검토 시 검토해야 할 '입력 사항'들을 명시하고 있으며, 이는 경영검토보고서의 주요 내용이 됩니다.

주요 ISO 규격(ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 등)에서 공통적으로 요구하는 경영검토 입력 사항은 다음과 같습니다. 특히, 의료기기 GMP(ISO 13485와 연관) 경영검토 보고서 예시 자료에서도 이러한 입력 사항의 중요성을 강조하고 있습니다.

• 이전 경영검토 결과에 대한 조치 상태: 지난 경영검토에서 결정된 개선 사항이나 조치 계획들이 잘 이행되었는지 확인합니다.
• 경영시스템에 영향을 미칠 수 있는 외부 및 내부 문제의 변화: 회사를 둘러싼 외부 환경(법규, 시장, 기술 등) 및 내부 환경(조직 구조, 자원, 문화 등)의 변화가 경영시스템에 어떤 영향을 주는지 검토합니다.
• 품질/환경/안전보건/에너지 경영시스템의 성과 및 효과성에 대한 정보:
• 고객 만족 및 관련 이해관계자 피드백: 고객 불만 처리 현황, 고객 만족도 조사 결과 등.
• 목표 달성 정도: 수립된 경영시스템 목표(품질 목표, 환경 목표 등)가 얼마나 달성되었는지 평가합니다. (영업 부서 매출 목표 등 구체적인 목표와 달성 현황 제시 중요)
• 프로세스 성과 및 제품/서비스의 적합성: 주요 프로세스의 효율성 지표, 제품/서비스의 품질 데이터 등.
• 모니터링 및 측정 결과: 계획된 모니터링 및 측정 활동의 결과 데이터.
• 심사 결과 (내부/외부 심사): 내부 심사 및 외부 인증/사후 심사에서 발견된 부적합 사항, 개선 권고 사항 등.
• 시정조치 및 예방조치의 상태: 발생된 문제에 대한 시정조치 및 잠재적 문제에 대한 예방조치의 이행 및 효과성. (최신 기준에서는 시정조치와 예방조치를 분리하여 검토)
• 에너지 성과(ISO 50001): 에너지 사용량, 에너지 효율 지표 등 에너지 성과 관련 데이터.
• 자원 요구 사항: 경영시스템 운영 및 개선을 위해 필요한 인적, 물적, 재정적 자원에 대한 평가.
• 개선을 위한 기회: 시스템의 효과성을 높이고 성과를 개선할 수 있는 잠재적인 기회 발굴 및 검토.

이 외에도 특정 규격에서는 법규 준수 평가 결과, 비상사태 대비 결과, 이해관계자와의 소통 결과 등을 추가적으로 요구하기도 합니다.

★ 실무 팁: 각 입력 사항별로 관련된 데이터를 미리 취합하고 분석하여 경영진이 쉽게 이해할 수 있도록 정리하는 것이 중요합니다. 단순히 데이터를 나열하기보다는, 데이터가 의미하는 바가 무엇인지, 어떤 문제나 기회를 시사하는지를 함께 제시해야 합니다.

경영검토의 결과 (경영검토 출력사항)
경영검토를 통해 최고 경영자는 다음과 같은 '출력 사항'에 대한 의사결정을 내려야 합니다. 이 결정 사항들은 향후 경영시스템 운영의 방향을 설정하고 개선 활동의 근거가 됩니다.

• 경영시스템의 적절성, 적합성 및 효과성에 대한 결론: 현재 경영시스템이 우리 회사에 적합하고 효과적인지 총체적으로 평가하고 결론을 내립니다.
• 개선 기회: 시스템 운영, 프로세스, 제품/서비스 등에서 개선이 필요한 영역이나 기회를 식별하고 구체적인 개선 방안을 결정합니다.
• 경영시스템의 변경 필요성: 조직 구조, 프로세스, 절차서 등 경영시스템 자체에 변경이 필요한 경우, 그 내용을 결정합니다.
• 자원 요구 사항: 결정된 개선 활동이나 시스템 변경에 필요한 추가적인 자원(예: 예산, 인력, 장비, 교육 등)을 파악하고 확보 계획을 수립합니다.
• 새로운 목표 수립 또는 기존 목표 변경: 경영시스템 성과와 관련된 새로운 목표를 설정하거나 기존 목표를 현실에 맞게 수정합니다.

경영검토 입력 사항에서 '고객 불만 유형 분석 결과'를 보고, 특정 제품의 불만이 높게 나타났다면, 출력 사항으로 "해당 제품의 생산 프로세스 개선을 위한 태스크포스팀 구성 및 X원 예산 배정"과 같은 구체적인 조치가 결정될 수 있습니다.
'내부 심사 결과'에서 특정 부서의 문서 관리 미흡이 지속적으로 발견되었다면, 출력 사항으로 "해당 부서 전 직원에 대한 문서 관리 절차 재교육 실시 및 다음 분기 중 재심사"와 같은 결정이 내려질 수 있습니다.
이 결정 사항들은 누가(책임자), 무엇을(조치 내용), 언제까지(완료 기한) 수행할 것인지 명확하게 정의되어야 하며, 다음 경영검토 시 '이전 경영검토 결과에 대한 조치 상태'를 검토하는 입력 사항이 됩니다.

효과적인 경영검토보고서 작성 가이드
경영검토보고서는 경영검토 회의의 결과와 결정 사항을 공식적으로 기록하고 공유하는 문서입니다 [3]. 잘 작성된 보고서는 심사 시 경영시스템 운영의 투명성과 책임성을 보여주는 중요한 증거가 됩니다.

• 명확하고 간결하게: 보고서는 누가 읽더라도 경영검토의 핵심 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성해야 합니다. 전문 용어보다는 쉬운 언어를 사용하고, 필요한 경우 표나 그래프를 활용하세요.
• 모든 입력 사항 포함: ISO 표준에서 요구하는 모든 경영검토 입력 사항에 대한 검토 내용이 보고서에 누락 없이 포함되어야 합니다.
• 결과 및 결정 사항 명시: 각 입력 사항에 대한 검토 결과(예: 목표 달성률, 심사 결과 분석 등)를 제시하고, 이를 바탕으로 최고 경영자가 내린 결정 사항(출력 사항)을 명확하게 기록해야 합니다.
• 실행 계획 구체화: 결정된 개선 조치나 변경 사항에 대해 누가, 무엇을, 언제까지 할 것인지 구체적인 실행 계획을 함께 명시하는 것이 좋습니다.
• 참석자 및 일시 기록: 누가 경영검토에 참석했으며, 언제 개최되었는지 기록하여 공식 문서로서의 효력을 갖추도록 합니다.
• 객관적인 증거 기반: 보고서의 내용은 주관적인 의견이 아닌, 데이터, 기록, 심사 결과 등 객관적인 증거에 기반해야 신뢰도를 높일 수 있습니다.
• 주의사항: 일부 기업에서는 품질 부서 등 특정 부서에서 형식적으로 보고서를 작성하는 경우가 있는데, 이는 ISO 심사 시 부적합 사항으로 지적될 수 있습니다.
• 경영검토는 최고 경영자의 적극적인 참여 하에 전사적으로 수행되어야 하며, 보고서 또한 그 과정을 충실히 반영해야 합니다.

경영검토는 ISO 경영시스템의 단순한 절차가 아닙니다. 이는 기업의 리더십이 경영시스템에 대한 책임을 다하고, 데이터를 기반으로 합리적인 의사결정을 내리며, 지속적인 개선 문화를 정착시키는 매우 중요한 과정입니다.

효과적인 경영검토와 충실한 보고서 작성을 통해 여러분 회사의 경영시스템을 더욱 강력하게 만들고, ISO 인증을 성공적으로 유지하며, 궁극적으로는 기업의 성과 향상과 경쟁력 강화라는 두 마리 토끼를 모두 잡으시길 바랍니다.

만약 경영검토 프로세스 구축이나 보고서 작성에 어려움을 느끼신다면, 숙련된 ISO 전문가의 도움을 받는 것도 좋은 방법입니다. 경영시스템 전문가와 함께 회사의 규모와 특성에 맞는 최적의 경영검토 프로세스를 설계하고, 실질적인 개선으로 이어지는 보고서 작성 방법을 배우실 수 있습니다.

여러분의 경영시스템이 최고 수준으로 운영되기를 응원합니다!

 

 

ISO인증은 아이티씨패스(ITC-PASS)인증원
전화: 055-285-0658  홈페이지: http://www.itc-pass.co.kr

ISO심사원 CompEx EEHA HVS 교육은 한국국제품질학교
전화: 055-267-2702  홈페이지: http://www.kiqus.co.kr