내부심사와 경영검토에서 발견되는 부적합 사항 및 시정조치 가이드

회사를 운영하는 대표나 임원들, 그리고 담당자분들에게 꼭 필요한 정보, 내부심사 및 경영검토 과정에서 발견되는 부적합 사항과 이에 대한 효율적인 시정조치 방법에 대해 다뤄보려 합니다.

이 정보는 단순히 ISO 인증을 고려하시는 분들뿐만 아니라, 기업의 품질관리 및 경영 시스템을 강화하고자 하는 모든 분들에게 유용할 것입니다.

 

내부심사란 무엇인가요?

내부심사는 조직의 경영시스템이 표준의 요구사항을 준수하고 있는지, 효과적으로 실행되고 있는지를 확인하기 위한 자체 검증 과정입니다. 이 과정은 조직 내에서 중요한 역활을 하며, 지속적인 개선을 위한 기반이 됩니다.

 

경영검토의 중요성

경영검토는 조직의 최고 경영진이 참여하는 회의로, 품질경영 시스템의 적합성, 충분성 및 효과성을 평가하는 과정입니다. 이는 전략적 수준에서의 개선을 목표로 합니다.

 

발견되는 부적합 사항의 유형

부적합 사항은 크게 절차적 부적합과 성과적 부적합 두 가지로 나뉩니다.

절차적 부적합은 문서화된 절차가 충분히 이행되지 않았을때 발생하며, 성과적 부적합은 설정된 목표나 기준에 도달하지 못했을 때 발생합니다.

 

시정조치란?

시정조치는 부적합 사항이 발생했을 때 그 원인을 제거하고 재발 방지를 취하는 조치입니다. 이 과정은 부적합 사항의 정의 및 분류, 근본 원인 분석, 시정조치 계획 수립, 시정조치의 실행, 효과성 평가, 문서화, 지속적인 개선으로 구성됩니다.

 

1. 부적합 사항의 정의 및 분류 : 부적합 사항을 명확히 이해하고, 그 범위와 영향을 정확히 파악합니다. 부적합 사항은 크게 절차, 문서화, 시스템 운영의 미흡 등 여러 범주로 나눌 수 있습니다. 이를 통해 문제의 근본 원인을 분석하는 것이 중요합니다.

 

2. 근본 원인 분석 : 부적합 사항이 발생한 근본 원인을 찾아내야 합니다. 이 과정에서는 '5 Why'기법(문제가 발생한 이유를 최소 다섯 번 물어보며 근본 원인에 도달하는 방법)이나 '어류뼈 분석(문제의 원인을 시각적으로 파악하기 위한 도구) 같은 다양한 문제 해결 기법을 활용할 수 있습니다.

 

3. 시정조치 계획 수립 : 근본 원인을 파악했다면, 이를 해결하기 위한 구체적인 시정조치 계획을 수립해야 합니다. 이 계획에는 문제를 해결하기 위한 조치, 필요한 자원, 담당자, 일정 등이 포함되어야 합니다.

 

4. 시정조치의 실행 : 계획에 따라 시정조치를 실행합니다. 이 과정에서 중요한 것은 조치가 실제로 문제를 해결할 수 있는지 확인하는 것입니다. 필요한 경우, 추가적인 자원이나 지원을 제공해야 할 수도 있습니다.

 

5. 효과성 평가 : 시정조치가 완료된 후에는 그 효과를 평가해야 합니다. 효과성 평가는 부적합 사항이 성공적으로 해결 되었는지, 재발 방지가 가능한지를 확인하는 과정입니다. 이를 위해 후속 감사나 모니터링을 실시할 수 있습니다.

 

6. 문서화 : 모든 과정과 결과는 문서화되어야 합니다. 이는 ISO 인증 과정에서 중요한 증거 자료가 됩니다. 또한, 향후 유사한 문제 발생 시 참고 자료로 활용될 수 있습니다.

 

7. 지속적인 개선 :  ISO 인증은 지속적인 개선을 요구합니다. 따라서 부적합 사항에 대한 시정조치뿐만 아니라, 전체 시스템과 프로세스의 개선을 위한 노력이 지속적으로 이루어져야 합니다.

 

 

부적합 사항에 대한 시정조치는 중소기업이 제품과 서비스로 고객의 신뢰 유지하는 데 있어 핵심적인 부분입니다. 이 과정을 통해 기업은 더욱 견고하고 효율적인 관리 시스템을 구축할 수 있습니다.

 

 

내부심사 경영검토 부적합 및 시정조치 절차서는 아래 링크에서 받으실 수 있습니다.

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